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Dando continuidade a série sobre ECF’s e a transição para o SAT Fiscal, nesse artigo falaremos sobre a memória fiscal dos emissores de cupons fiscais. Caso tenha perdido as primeiras partes, clique aqui para ver a parte 1, clique aqui para ver a parte 2 ou clique aqui para ver a parte 3.

A “alma” do ECF é a sua memória. Nela são armazenadas todas as operações realizadas em seu estabelecimento e é dela que poderemos recuperar informações importantes e que podem ser requisitadas a qualquer momento por seu contador ou mesmo por auditores fiscais durante algum processo. Neste artigo vamos detalhar um pouco mais sobre a Memória Fiscal dos ECFs.

O que é memória fiscal?

A memória fiscal é um dispositivo interno ao ECF e que tem como objetivo armazenar as informações pertinentes ao equipamento em si, tal como o número de série/fabricação do ECF. Além disso, os dados do estabelecimento também ficam gravados neste dispositivo, tais como CNPJ, IE, Razão social, etc.

As transações efetuadas pelo equipamento fiscal, incluindo toda a movimentação das vendas feitas diariamente, também ficam armazenadas nesta memória. Informações sobre as vendas, com data e hora em que elas ocorreram, os contadores e os totalizadores com o valor acumulado de cada situação tributária e qualquer outro documento que tenha sido emitido pelo ECF, também ficam armazenados em sua memória.

Assim, trata-se de um dispositivo inviolável. As informações ali contidas não podem ser corrompidas e possuem valor legal, devendo ficar a disposição do fisco sempre que requisitadas.

O que é leitura da memória fiscal?

A leitura da memória fiscal é uma forma de se recuperar as informações que foram gravadas na memória fiscal do ECF. É importante reafirmar que esta memória não pode ser deliberadamente alterada, mas apenas lida. Assim, poderemos recuperar os dados referentes a movimentação ocorrida em determinado período de tempo e gravar esses dados em um arquivo de texto, por exemplo.

Estas informações deverão ser geradas somente quando solicitadas. Geralmente, contadores ou auditores fiscais poderão solicitar essa leitura. Também ocorre dos equipamentos emitirem um relatório com a leitura da memória fiscal de forma automática no início do movimento de um novo mês. Esta leitura mensal deverá ficar anexa ao Mapa Resumo ECF tal como especificado na Portaria CAT 55/98.

Perdi a redução Z, o que faço?

Como foi dito na parte 3 desta série, onde falamos sobre os “Relatórios Fiscais”, a “Redução Z” é um relatório que é emitido diariamente. Sua emissão é obrigatória e, após ser feita, o ECF não executa mais nenhuma venda até as 23h59min. daquele dia.

Entretanto, pode acontecer de perdermos o relatório que foi impresso na fita de bobina da impressora, sendo que o ECF não possui uma forma de reimprimirmos este relatório. Sua emissão é única e é feita diariamente.

Uma forma de recuperarmos as informações contidas nas reduções Z é através da leitura da “Memória de Fita-Detalhe” ou simplesmente “MFD”. Para isso, recuperamos as informações contidas na memória do ECF com uma operação conhecida comumente por “Download da MFD” e, em seguida, geramos um relatório dessas informações, chamado “Espelho da MFD”.

É possível recuperar todas as informações da memória fiscal do ECF ou ainda por período de datas ou por número de COO, que é um número sequencial que é atribuído a todo documento emitido pelo ECF. Este espelho da MFD nos mostra todos os documentos emitidos pelo equipamento fiscal no período determinado e na sequência em que eles foram emitidos, tal como um “espelho” do que ocorreu. Leituras X, Reduções Z, cupons de venda e qualquer outro documento que tenha sido emitido pelo ECF, será mostrado neste espelho tal como ele foi feito.

É importante mencionar que este espelho não é um arquivo fiscal, ou seja, não é um arquivo que deve sofrer algum tipo de validação para ser enviado a receita, por exemplo. Trata-se apenas de um relatório que mostra as informações gravadas na memória do equipamento fiscal e que permite uma simples reimpressão destes documentos.

Por quanto tempo tenho que guardar os documentos emitidos pelo ECF?

Por se tratar de documentos fiscais, eles deverão ficar a disposição do Fisco pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos. Quando esses documentos estiverem envolvidos em algum processo pendente, os mesmos deverão ser guardados até sua decisão definitiva. Para maiores detalhes, veja o artigo 202 do RICMS/2000 e Portaria CAT-55/98.