As cópias de segurança, também conhecidas como “backups” são essenciais para a sua empresa. É muito comum ocorrer falhas nos equipamentos que compôem o seu computador. Saiba como realizar o backup dos seus bancos de dados.

Horário de Verão

Acabou o horário de verão e temos que atrasar nossos relógios em uma hora. Lembre-se que equipamentos, tais como computadores e impressoras fiscais, também possuem relógios internos para controlar suas operações. É muito importante que o horário do seu ECF (emissor de cupom fiscal) tenha o seu relógio acertado. Dê um olhada em nosso site, no informativo de novembro de 2009, em que explicamos como proceder para que o ECF possa entrar e ou sair do horário de verão.

Executando cópias de segurança

As cópias de segurança, também conhecidas como “backups” são essenciais para a sua empresa. É muito comum ocorrer falhas nos equipamentos que compôem o seu computador. Um desses equipamentos, conhecido como “HD” ou “disco rígido”, armazena todas as informações de seu estabelecimento. Cadastro de clientes, de produtos, informações sobre vendas, sobre contas a receber e a pagar, entradas de notas fiscais, etc. Agora imagine este equipamento apresentando um defeito irrecuperável. Todos os seus dados serão perdidos também de forma irrecuperável.

A única maneira de você ter seus dados de volta é através de uma cópia que voce tenha feito anteriormente; o seu BACKUP.  Existe um ícone em seu desktop, chamado “Base4 BACKUP”, que realiza essa operação automaticamente para você. Siga os passos abaixo para realizar um backup.

1. Saia de todos os sistemas em todos os computadores que tiver;
2. Conecte um pen-drive no computador que possue o ícone “Base4 BACKUP”;
3. Dê um clique duplo sobre o ícone “Base4 BACKUP” e aguarde a operação terminar.

Está feito o backup.

Realize essa operação todos os dias, sem falta. Demora no máximo alguns minutos e poderá ser a única forma de você não perder todas as informações de sua empresa.

Faça o download deste informativo: Informativo Março 2010 (48)

O governo já está com partes do SPED  implantados, tais como SINTEGRA e NF-e,  cujos mecanismos permitem a integração e cruzamento de informações fiscais com a finalidade de rastrear e identificar possíveis evasões fiscais que estejam lesando os cofres públicos.

E as ferramentas não param por ai. Estão sendo implantadas as mecânicas para a escrita fiscal eletrônica e a contabilidade eletrônica.

Utilizando ainda o DIMOF, o governo é capaz de controlar, desde 2007, toda a movimentação bancária de pessoas físicas que movimentam mais de cinco mil reais por semestre e pessoas jurídicas com movimentação acima de 10 mil reais por semestre. Com isso o risco da sonegação aumenta muito.

Precisamos começar a refletir sobre nossos atos e entendermos que a sonegação é um caminho longo, perigoso e inviável.

Usuários e direitos de acesso ao sistema

O sistema Base4 SIG permite grande flexibilidade para definir direitos de usuários. Você pode criar usuários livremente, tantos quantos precisar. Além disso, você poderá permitir ou negar o acesso a cada função existente no sistema. Dessa forma, poderá ter usuários que são responsáveis somente pelos cadastros, enquanto outros são res-ponsáveis somente pelo financeiro ou somente pelo estoque, por exemplo.

Quando um usuário é criado, deverá ser atribuído a ele um nível de acesso: superusuário, administrador ou normal. O superusuário é o usuário de maiores poderes no sistema. Ele possui acesso total e pode excluir ou alterar os direitos de qualquer usuário administrador ou comum.

O administrador possui acesso total, mas é subordinado ao superusuário, ou seja, ele pode eliminar um usuário comum, mas não consegue eliminar ou alterar um super-usuário. É ideal para definir gerentes, líderes ou supervisores.

O usuário comum possui, inicialmente, apenas o direito de abrir e fechar um caixa, além de efetuar vendas. Qualquer outro direito deverá ser-lhe atribuído manualmente.

O sistema cria automaticamente um usuário padrão chamado “SUPER” (de “supervisor”) com direitos de adminis-trador. Este usuário não poderá sofrer alterações nem mesmo ser apagado. Se você desejar inutilizar este usuário, a melhor forma de fazê-lo é alterar a sua senha para que ninguém possa utilizá-lo.

Faça o download: Informativo Dezembro 2009 (53)

Se não fizermos o ajuste do horário desses equipamentos, os documentos fiscais (cupons fiscais), relatórios gerenciais, Leitura X e a própria Redução Z, serão impressos com uma hora de atraso e, com isto, você poderá experimentar os mais diversos problemas.

Algumas impressoras só permitem modificações de seu horário através de uma intervenção técnica mas, atualmente, a maioria dos ECFs permitirão que você mesmo ajuste o horário. Entretanto, esta alteração somente será possível após a impressão da Redução Z.

Ajustando o ECF para o horário de verão

Após o dia normal de trabalho, reduza a impressora normalmente. Em seguida, entre no programa Base4 PDV e fique pressionando repetidamente a tecla de função F12. Ao aparecer o menu “Comandos Fiscais”, localize o item “Horário de Verão” e pressione ENTER. Será mostrada uma tela com a seguinte mensagem: “Escolha OK para que o ECF ENTRE no horário de verão.” Ao pressionar ENTER, o ECF entrará no horário verão.

É importante mencionar que esta operação deverá ser executada no máximo após 30 minutos de ocorrer a Redução Z.
Portanto, não deixe para fazer a mudança do horário no dia seguinte, pois poderá ocorrer do ECF não permitir a execução do comando.

Quando terminar o horário de verão, deveremos atrasar os relógios em uma hora. Portanto, para fazer o ECF sair do horário de verão, deve-se executar a Redução Z e aguardar 1 hora, sem que qualquer tipo de operação seja executada.
Somente após este período de 1 hora é que você deverá executar os mesmos procedimentos descritos acima para ajustar o horário novamente.

Faça o download: Informativo Novembro 2009 (75)

As impressoras fiscais ou ECF, possuem duas portas de comunicação de dados (olhe na parte traseira da sua impressora fiscal). Uma é a porta de comunicação do cliente (a sua porta) e o cabo de dados deverá estar conectado nesta porta. A outra porta é de uso exclusivo do Fisco, ou seja, para que agentes da fiscalização possam conectar seus próprios equipamentos e executar procedimentos específicos ou durante procedimentos de manutenção durante uma intervenção técnica.

Normalmente essas portas possuem – ou pelo menos deveriam possuir – etiquetas de identificação. O problema é que quando as etiquetas existem, com o passar do tempo, a cola resseca e a etiqueta cai. Daí quando você precisa desconectar a impressora por qualquer motivo, ao reconectar, acaba fazendo na porta errada. Na imagem abaixo, você pode observar a parte traseira de duas impressoras fiscais muito utilizadas.

Indicação das portas reservadas ao fisco

E qual o problema de conectar na porta reservada ao fisco? Isso depende do modelo e fabricante. De um modo geral, determinados comandos não funcionam quando enviados através da porta reservada ao fisco, como por exemplo, abertura de cupons fiscais. Sabendo disso, se você acabou de reconectar a sua impressora fiscal e ela não está funcionando ou comportando-se de maneira diferente do habitual, verifique se você conectou na porta correta.

Se tiver dúvidas, entre em contato com o nosso suporte técnico.

Trata-se do Base4 Suporte Remoto ou quick suport. É uma ferramenta que nos permite usar o seu computador remotamente, bastando que o computador seja capaz de acessar a internet. É rápido, simples e muito seguro. Seguro por que não podemos nos conectar ao seu computador quando quisermos, mas apenas quando você inicia o suporte remoto e nos passa o número de identificação e a senha, dados que sempre mudam, cada vez que o suporte é executado.

Interface inicial do suporte remoto

Faça o download do Base4 Quick Support (258) e o instale em seu computador. Se tiver qualquer problema, é uma ótima idéia ter o Base4 Suporte Remoto instalado ao ligar para o suporte.

Siga-nos também no Twitter e acompanhe em tempo real o que estamos fazendo a medida que enviamos nossos tweets”: http://twitter.com/base4sistemas

Impostos! Base4 SIG-ERP é seu aliado

No mundo de hoje, mais do que nunca, não podemos negar o quanto é valioso o controle da informação. Este informativo pretende mostrar como uma simples organização nas informações do seu cadastro de produtos pode render alguns milhares de reais a mais no seu bolso.

Repare que os produtos são separados e organizados em listas (positiva, negativa, neutra), pois, é através destas listas que o governo define a forma de tributação para alguns impostos federais como PIS/PASEP (Programa de Integração Social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público) e da COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) aplicados nas operações de venda dos produtos.

Através destas listas o governo define quais produtos deverão sofrer esta tributação e a forma de recolhimento destes impostos. Veja abaixo as características de cada lista de controle.

• Lista Neutra: Listagem de produtos onde onera PIS e COFINS, ou seja são produtos com tributação normal.
• Lista Negativa: Listagem de produtos onde o PIS e COFINS são retidos na fonte, ou seja, pagos na fonte, pelo fornecedor.
• Lista Positiva: Listagem de produtos onde o governo isentou de PIS e COFINS os medicamentos de uso contínuo, geralmente, anti-hipertensivos, anticoncepcionais e antidiabéticos.

Por exemplo, nos produtos da lista Negativa o PIS e o COFINS são retidos na fonte pelo sistema de substituição tributária, portanto se o seu cadastro não estiver correto você pode estar pagando estes impostos duas vezes uma na compra e outra sobre o montante de sua venda.

Fique atento. Veja como as soluções Base4 podem ajudá-lo a reduzir custos.

Faça o download: Informativo Outubro 2009 (84)

Este artigo pretende mostrar como uma simples organização no seu cadastro de produtos pode render alguns milhares de reais a mais no seu bolso.

Os produtos são separados e organizados em listas pois, é através destas listas que o governo define a forma de tributação para alguns impostos federais como PIS/PASEP (Programa de Integração Social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público)  e da COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) aplicados nas operações de venda dos produtos. Através destas listas o governo define quais produtos deverão sofrer esta tributação e a forma de recolhimento destes impostos.

Veja, abaixo, como isso se aplica:

Lista Neutra › Listagem de produtos onde onera PIS e COFINS, ou seja, são produtos com tributação normal.

Lista Negativa › Listagem de produtos onde o PIS e COFINS são retidos na fonte, ou seja, pagos na fonte, pelo fornecedor.

Lista Positiva › Listagem de produtos onde o governo isentou de PIS e COFINS os medicamentos de uso contínuo, geralmente, anti-hipertensivos, anticoncepcionais e antidiabéticos.

Como a maior parte das empresas está inserida no sistema de tributação simplificado Super Simples (Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006), estes impostos são cobrados sobre o volume de venda de sua empresa. Veja a tabela abaixo para entender os impostos que são cobrados no Super Simples.

Super Simples (Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006)

Se você observar bem, vai ver que o COFINS e o PIS/PASEP compõem a alíquota que é cobrada em uma única DARF, mensalmente da sua empresa. O cálculo desta DARF é feito sobre o volume de vendas do período anterior ao de apuração. Veja, abaixo, uma simulação de um cálculo de imposto, que mostra claramente o montante que está sendo recolhido aos cofres públicos, sem a menor necessidade.

Para uma empresa que se enquadra na primeira faixa de faturamento anual, até R$ 120 mil:

Faixa com Receita Bruta Total até R$ 120 mil

E que, em um determinado mês, fatura R$ 28.654,00. O imposto que seria devido para o estado está discriminado na tabela abaixo:

Simulação

Repare que a cobrança do PIS e do COFINS está inserida na alíquota de 4% sobre o total de faturamento, porém, de acordo com a regra de isenção aplicada através das listas positiva, negativa e neutra, os produtos da lista positiva não sofrem incidência destes impostos. Já sobre os produtos da lista negativa, incidem estes impostos, mas os mesmos já foram retidos na fonte (substituição tributaria), ou seja, você já pagou o PIS e o COFINS quando comprou produtos da lista negativa. Neste caso, o problema é mais sério, pois, você estaria pagando o PIS e o COFIS duas vezes.

Conclusão

É fácil observar que, controlar e gerenciar adequadamente as informações dos produtos e das vendas de sua empresa, poderá lhe economizar alguns milhares de reais por ano. Em seguida você conhecerá algumas medidas simples que permitirão corrigir essa situação.

Observe abaixo, na tela de cadastro de produtos do sistema Base4 SIG-ERP, o campo reservado para informar em qual lista de controle cada produto se encaixa.

SIGERP Edição da Lista de Controle

Para que você possa realizar esta classificação de forma correta, utilize as informações contidas na nota fiscal de entrada de produtos.

Repare no destaque abaixo, na DANFE, a informação das listas de controle (positiva, negativa e neutra). Esta informação deverá ser utilizada para corrigir os dados do seu cadastro de produto. Com base nestes dados o sistema Base4 SIG-ERP irá gerar o relatório abaixo para que o seu contador possa calcular corretamente os impostos pertinentes a cada lista de controle.

DANFE Lista de produtos com indicação da Lista

E o relatório produzido pelo sistema Base4 SIGERP…

Relatório de Vendas por Lista de Controle

Esta data é de extrema importância e você deverá estar sempre atento a ela. Caso a data mostrada não esteja correta, você deverá sair do sistema e imediatamente  corrigir a data do seu computador.

Se você entrar no sistema com a data errada, poderão ocorrer vários problemas que vão desde a criação de dados incorretos até a parada completa do sistema.

Fazer vendas, recebimentos ou qualquer outra movimentação com data errada, lhe causará grandes problemas e seus dados ficarão inconsistentes, além disso, o registro do sistema bloqueia qualquer tentativa de entrar no programa com datas anteriores. Por este motivo, os programas poderão ficar sem possibilidade de uso e suas atividades ficarão forçadamente paralisadas até que o registro do sistema seja refeito.

Chave de Ativação

Todos os meses o sistema solicita a digitação de um número, conhecido como “chave de ativação”. Este procedimento é importante para a segurança de suas informações pelos seguintes motivos:

• Segurança contra cópias não autorizadas de seu banco de dados e do próprio sistema;
• Validação das informações do registro do sistema, que é vital para a segurança dos dados de sua empresa;
• Seu número do CNPJ, além de outras informações constantes do registro do sistema, validam seu ECF (impressora fiscal) conforme registrado no posto fiscal.
• A sua identificação e do seu contrato é feita pelo registro e validado pela digitação da chave de ativação.

O sistema irá avisá-lo sobre a necessidade de informar a chave e obtê-la é muito simples:

• Ligue para o telefone de suporte da Base4 Sistemas ou…
• Pela internet, procure em nosso site o item “Chave de Ativação”. Lá você encontrará as instruções de como proceder para obter sua chave.

Faça o download: Informativo Setembro 2009 (706)

• adequar-se às necessidades de diversas empresas;
• atender as mais recentes exigências legais e fiscais;
• manter-se compatível com as mais recentes tecnologias;
• contínuos ajustes para melhoria da performance;
• e muitas outras…

Todas essas alterações e implementações muitas vezes não são acompanhadas ou percebidas por muitos usuários. Nosso objetivo é atualizar nossos clientes e mantê-los informados sobre os diversos recursos disponíveis e como utilizá-los, além de informá-los sobre o que estamos fazendo e o que podem esperar para o futuro.

Esperamos que gostem deste trabalho. Caso tenham sugestões sobre quais assuntos que poderiam ser abordados, sintam-se à vontade para nos escrever pelo e-mail contato@base4.com.br, por telefone ou pessoalmente (ou comente aqui mesmo no site).

Fazendo Login e Logoff do sistema Base4 SIG

Muitos não conhecem a possibilidade de fazer login/logoff rápido do sistema Base4 SIG. Para garantir a segurança de seus dados, é importante que você se identifique para o sistema através de seu nome e de sua senha. Entretando, ao afastar-se do computador, por qualquer motivo, é comum permanecer “logado” com o seu nome de usuário, possibilitanto que pessoas não autorizadas utilizem o sistema como se fosse você.

Quando tiver que afastar-se do sistema, mesmo que por alguns instantes, pressione a tecla F12. Você poderá estar em praticamente qualquer tela, cadastrando um produto, um cliente ou fazendo qualquer outra tarefa.

Ao pressionar F12, o sistema te “desligará”, exibindo a tela de login (figura abaixo). Assim, qualquer outra pessoa precisará identicar-se novamente para ter acesso ao programa. Quando você se identificar novamente, o sistema lhe colocará na mesma tela em que estava trabalhando.

Janela de Login do sistema Base4 SIG ERP

Faça o download: Informativo Agosto 2009 (648)