Blog

Quando um estabelecimento compra algo em um fornecedor, é necessário que seja feito um registro desta compra por diversas razões. Chamada muitas vezes somente por “Entrada”, esta operação refere-se ao registro destas compras, que não vem ao caso nesse artigo que abordaremos a finalidade de manutenção do estoque e o registro do contas a pagar.

Cada compra é documentada por uma Nota Fiscal que o seu fornecedor emite para o seu CNPJ. Este documento deve ser registrado individualmente, de tal forma que possamos relacionar todos os produtos que foram comprados e que constam nesta Nota Fiscal. Dessa forma, deveremos realizar o registro de cada nota de compra e seus respectivos produtos.

Ao fazermos isto, relacionamos também outros atributos da nota, tais como: quantidade adquirida de cada produto, o preço de custo, alíquotas, lotes, entre outros. Relacionamos também os valores de frete e valor total da nota, além das duplicatas que foram emitidas para a quitação desta compra.

Esta tarefa é, muitas vezes, tediosa e elaborada, pois devemos identificar e localizar cada produto que consta na nota em nossa lista de produtos cadastrados. Em seguida, devemos inserir cada um deles no registro de entrada. Também devemos relacionar os preços unitários e a quantidade comprada de cada item. Temos ainda que digitar todo o cabeçalho da nota, especificando o fornecedor, a data do documento, valores dos impostos, valor total da nota, valor de frete e as duplicatas emitidas para a quitação do documento.

Além de ser demorado é também sujeito a erros, exigindo do operador do sistema um maior cuidado e atenção para que não ocorra erros na conferência e identificação dos produtos e na digitação de todos os dados.

O sistema da Base4 implementa a funcionalidade de efetuar este registro de uma forma muito mais rápida e bem menos sujeita a erros de digitação, realizando a entrada automatizada pela leitura do arquivo XML da Nota Fiscal.

Mas, o que é arquivo XML? Atualmente, quando o seu fornecedor emite uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe), é gerado um arquivo XML desta Nota Fiscal. É importante entendermos que a Nota Fiscal é o próprio arquivo XML e que somente este arquivo é que possui validade jurídica; somente este arquivo é reconhecido como um documento fiscal válido, assim, não existe a possibilidade de que o seu fornecedor emita uma NFe sem que o arquivo XML correspondente seja gerado. Trata-se de um arquivo de computador que pode ser enviado por e-mail ou copiado para um pen-drive, por exemplo, tal como uma fotografia ou mesmo uma música qualquer.

O seu fornecedor então deve, obrigatoriamente, lhe enviar este arquivo. Caso ele não esteja lhe enviando, ligue para ele e solicite estes arquivos, pois o envio do arquivo XML ao comprador deve ser feito por determinação legal.

O sistema fará a leitura deste arquivo e carregará automaticamente todas as informações da NFe, necessárias para o registro da entrada de mercadorias.

Durante o processo, o operador terá a oportunidade de fazer a conferência dos itens contidos na NFe e de todos os demais dados. Após a conferência e, caso esteja tudo correto, tudo o que o operador tem que fazer é “aceitar” o registro. Ao fazer isto, a entrada é registrada no sistema, todos os itens comprados sofrerão incremento automático no estoque de acordo com as quantidades adquiridas e, se houve mudança nos preços dos produtos, serão automaticamente atualizados em seus cadastros. As duplicatas constantes da nota serão agendadas e registradas no controle de contas a pagar e os lotes dos produtos, caso existam, serão também criados e devidamente registrados no sistema.

Dessa forma, o processo de registro de entrada de mercadorias é totalmente automatizado pelos sistemas da Base4 através da leitura dos arquivos XML, simplificando o controle de estoque e manutenção do cadastro de produtos e de contas a pagar, entre outros controles e registros de históricos de compras.