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Dando continuidade ao nosso artigo O que é ERP?, nesta segunda parte vamos falar sobre a Implementação e os Módulos de um sistema ERP.

Implementação

Esse tipo de sistema dificilmente pode ser comprado em prateleiras de lojas especializadas em softwares, ser instalado pelo próprio usuário e ficar pronto para ser utilizado. Em um sistema como esse, antes de ser implementado, é necessário que seja feito um estudo de quais áreas precisam ser automatizadas para que o sistema fique preciso e de fácil utilização para os usuários, pois cada empresa pode ter estratégias operacionais diferentes entre si.

Por outro lado, ao mesmo tempo que uma empresa pode ter uma estratégia diferente de outra, pode ocorrer também de empresas seguirem o mesmo ramo com as mesmas lógicas de venda e poderem partilhar do mesmo estilo de sistema ERP.

Uma padaria tem necessidades diferentes de uma drogaria, por exemplo, mas dependendo de como é feita a organização de seus produtos, o mesmo tipo de sistema pode ser utilizado. Drogarias e padarias têm em comum o cadastro de seus produtos, o recebimento de contas, entrada de notas, controle de estoque, entre outros, mas também possuem informações específicas, como no exemplo da drogaria, que determinados tipos de remédios precisam de receita para que sejam dispensados por se tratarem de produtos sujeitos ao controle de órgãos específicos.

Com o intuito de controlar gastos com sistemas instalados em seu estabelecimento, é necessário definir qual tipo de licenciamento é mais adequado com as operações que serão utilizadas: talvez seja necessário o uso de servidores próprios ou virtualizados, utilização de sistemas em servidores terceirizados, soluções envolvendo computação em nuvem (cloud computing) ou até mesmo um mix de algumas das opções citadas.

Repare a importância de uma análise antes da implementação de um sistema ERP em sua empresa. Caso você não tenha uma equipe de TI (Tecnologia de Informação) para elaborar esta análise, você poderá recorrer à um serviço de consultoria.

O tempo para a implementação desse tipo de sistema é outro fator importante. Dada a necessidade de configuração e adequação, esses sistemas não começam a funcionar da noite para o dia. A empresa que fornece o sistema precisa de um tempo para adaptar o software para às atividades da empresa considerando também a infraestrutura, recursos de segurança, teste automatizados, treinamento de usuários do sistema, integração com os departamentos, entre outros. Dependendo da complexidade e do tamanho de sua empresa, a implementação pode demorar vários meses para que seja concluída.

Módulos

Como citamos anteriormente, sistemas ERP lidam com vários departamentos da empresa, podendo, dependendo do caso, não cobrir todos ao mesmo tempo. Dependendo das necessidades do estabelecimento, é possível atender determinadas áreas em um primeiro momento e ir progredindo para as demais áreas conforme o desenvolvimento for se ampliando.

Não existe um sistema ERP que possa atender a qualquer empresa sem ajustes. É necessário customizar (configurar e adequar) algumas soluções de acordo com as atividades da empresa, porém, alguns processos são comuns, como por exemplo, controles financeiros e contábeis, RH, processos jurídicos e área de projetos, entre vários outros.

Além desses, podemos encontrar módulos mais específicos, adotados em menor escala conforme as atividades de cada empresa, tais como expedição de produtos e controle de frota, análises administrativas, controles de estoque, gestão de recursos, gestão de marketing, automação comercial, etc.

A vantagem de um sistema ERP está justamente na sua capacidade de modularização, ou seja, a empresa implementa somente aquelas funções que lhe são úteis sendo que poderá incrementar outras com o passar do tempo, seja por expansão natural da empresa, seja pela atuação em um novo segmento no comércio ou qualquer outra necessidade que se apresente.

Na semana que vem, publicaremos a última parte da série O que é ERP? abordando a escolha das soluções e as algumas vantagens versus problemas de se implementar um ERP.