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Um dos procedimentos de manutenção mais simples, porém um dos mais ignorados. Geralmente, o backup só é lembrado quando é tarde demais.

O que é Backup?

Backup é uma cópia dos dados. Dados são todas as informações com as quais você lida ao utilizar nossos sistemas tais como informações de clientes e produtos, de cada uma das vendas realizadas e das notas ou cupons fiscais emitidos. Todas essas informações estão diretamente associadas umas às outras, por exemplo: uma venda feita para um determinado cliente que comprou certos produtos, gerando uma nota fiscal ou cupom fiscal de venda, dando baixa no estoque e provocando uma entrada de valores no caixa. Este complexo de informações é chamado de Banco de Dados.

Quando você “faz o backup” você faz uma cópia de todo este complexo.

Objetivos do Backup

O objetivo é poder recuperar-se caso o seu banco de dados seja perdido por alguma razão. Existem vários problemas que podem fazer com que você perca o seu banco de dados, e segundo artigo da Net-Security.org, 66% dos problemas estão relacionados com falhas do hardware.

Assim, se você faz o backup todo dia ao final do expediente, no dia seguinte, se você sofrer uma falha no disco rígido onde fica o seu banco de dados às 10:30h, você irá perder apenas o movimento registrado a partir da hora que abriu, que é de cerca de 2:30h de movimento se você abriu o estabelecimento às 8:00h. É ruim, mas é bem melhor do que perder todo o seu movimento, com anos de trabalho duro mantendo organizados os cadastros de produtos, clientes, sem falar nas informações fiscais e dados de compras de clientes e eventuais vendas à prazo.

E não se iluda, por melhor que seja seu hardware e por mais que tenha investido em equipamentos e em infraestrutura de servidores, problemas podem ocorrer. Por isso, manter uma rotina diária de backup é vital.

Frequência

A frequência com que você faz seu backup deve ser, no mínimo, diária. Dependendo do seu movimento você poderá adotar uma rotina de backup por turno, onde uma cópia é feita no final da manhã, outra cópia no final da tarde e outra no fim do expediente. O importante é que você tenha disciplina e mantenha sua rotina de backup. Um dia, mais cedo ou mais tarde, você vai precisar dele.

Mídia e Armazenamento

Para fazer o backup você deverá escolher onde gravar as cópias. Atualmente a mídia mais fácil é o pen-drive, onde a imensa maioria dos estabelecimentos podem armazenar anos de movimento em um simples pen-drive de 4GB (4 gigabytes). Outra mídia muito comum são os DVD-RW, que são os DVDs regraváveis com capacidade de armazenamento 4,7GB. Estas duas são as mais comuns, embora existam outras opções no mercado.

Ok, você estabeleceu uma rotina de backup determinando onde e quando fazê-lo. Isso é ótimo mas é o mesmo que nada se você manter as cópias no estabelecimento. Estas cópias NÃO DEVEM FICAR NO ESTABELECIMENTO e a razão é simples: incêndios, furtos e depredações são uma realidade. Pode parecer meio neurótico isso tudo, mas sabemos de mais de um caso em que o backup existia, mas ficava no pen-drive que estava na CPU que o ladrão levou. Sem backup, sem dados! Não há o que fazer.

Recomendamos a seguinte rotina, usando um pen-drive:

• faça seu backup de acordo com a rotina que estabeleceu (seja rigoroso);
• leve o pen-drive para casa ou para outro escritório se tiver, o importante é que a cópia fique em outro prédio, de preferência longe do prédio onde fica o servidor de banco de dados do estabelecimento;
• em casa, faça um arquivamento da cópia, copiando-a para um DVD não-regravável e mantenha uma fila das últimas 30 cópias, e não esqueça de rotular corretamente cada DVD (coloque a data/hora do backup e o nome do estabelecimento e escreva a palavra “BACKUP” para não haver dúvidas).

Rotular o seu arquivamento é igualmente importante. Considere que entre a falha que provocou a perda do banco de dados e a recuperação há um tempo que poderá variar de alguns minutos até horas ou dias. Dias? Sim! Imagine um incêndio ou um furto em que os equipamentos são destruídos ou levados. Até que você recupere sua capacidade operacional, poderá levar dias, dependendo da extensão dos danos. Mas o importante é que seus dados estejam disponíveis.

Se você for rigoroso com o backup (e até um pouco neurótico com isso) é improvável que você perca todos os seus dados. No máximo, você irá perder algumas horas de movimento, o que não chega a ser uma catástrofe.